Time Blocking: Cómo ser más productivo y exprimir al máximo tu día

Si la siguiente historia se suele repetir día tras día mientras trabajas, el time blocking puede ser tu salvación.

Son las 9 de la mañana, te has hecho un café y te dispones a sentarte en tu escritorio decidido a trabajar en ese proyecto que tienes entre manos.

Repasas por donde te quedaste, vas entrando en calor y te pones manos a la obra con ello.

Llevas 15 min y te estás empezando a motivar cuando de golpe ves una pequeña ventana emergente en la pantalla de tu ordenador que desvía tu atención.

Ha entrado un nuevo correo del formulario de contacto de tu web. Estabas ya centrado con lo que estabas haciendo pero la curiosidad te puede. 

¿Y si es un posible nuevo cliente?

Miras el correo y efectivamente preguntan por uno de tus servicios. 

Podrías contestar más tarde pero quieres dar buena impresión contestando rápido.

Decides que no vas a tardar mucho en comentar cómo puedes ayudarle con el servicio por el que te ha preguntado y tus tarifas. 

Listo, ya está enviado y puedes continuar. 

Llevas la taza de café al fregadero, bebes un poco de agua y vuelta manos a la obra.

Han pasado 20 minutos, tampoco es tanto…

Recuerdas por donde te habías quedado, das un vistazo rápido, ves que todo está en orden y te vuelves a poner a tope.

Pasan 10 minutos y notas que estás concentrado, que el proyecto va cogiendo forma y que pued…¡RING! ¡RING!

Una llamada de un cliente ¿pasará algo?

Coges el teléfono.

El cliente quiere unos cambios en un proyecto que hiciste hace 3 meses y le corre un poco de prisa (como siempre).

Como hay confianza le dices por teléfono lo que costaría y como te lo acepta rápido, decides darle el gusto y hacerlo.

En 45 minutos lo tienes listo, eran 4 tonterías. 

Aprovechas para ir al baño y sentarte (esta vez sí que sí) para darle caña al proyecto.

Pero pensándolo bien son las 10:45 y tenías que salir a las 11:15 a una reunión. Además te das cuenta de que te has equivocado en un detalle del proyecto y tendrás que volver a revisarlo. 

Claro, con tantas interrupciones…

Así que para media hora mal echada que vas a poder dedicarle ahora, decides que no compensa ponerse de nuevo.

Vuelves a revisar el correo y lees un post que te ha llegado de una de tus suscripciones, que estar actualizado es muy importante.

¿Resultado? 

No has avanzado NADA de ese proyecto aunque era lo que te habías propuesto en esas 2 horas.

Vamos a ponerle solución ahora mismo.

¿Qué es el time blocking?

Una tarea para cada momento, un momento para cada tarea.

El time blocking es un método de gestión del tiempo con el que reservar un momento determinado del día para realizar una tarea concreta y nada más. 

Por ejemplo, bloquearte 2 horas para escribir un nuevo post de tu blog. 

«Solo escribo cuando me llega la inspiración. Por suerte es todas las mañanas a las nueve.»

William Faulkner

Mientras escribes, ni teléfono, ni email, ni esa tarea que te ha venido de golpe a la cabeza y que podrías hacer en un momento para luego continuar.

Adiós a ese listado interminable de tareas que solo hace que aumentar a pesar de que intentas hacer todas las que puedes saltando de una a otra.

Hola a tu día dividido en bloques de tiempo y organizado para saber en qué vas a trabajar y cuándo.

Así de fácil en la teoría pero tan complicado en la práctica.

¿En qué se diferencia el time blocking de un listado de tareas?

Muchas personas utilizan herramientas “to do list” para no olvidar todo lo que deben hacer.

Son herramientas de productividad muy típicas que se limitan a anotar todas las tareas que tienes que realizar.

Está claro que no olvidarás nada, pero es una forma muy fácil de agobiarte. Y encima fomenta la procrastinación.

¿Cómo es posible que una técnica de productividad fomente la procrastinación? 

Básicamente porque al ver un listado de tareas tan enorme es fácil agobiarse y no saber por dónde empezar.

Puedes ordenar las tareas por prioridad, pero la verdad es que tienes a la vista decenas de cosas por hacer que te resultan más sencillas y cómodas para ti y que seguro acabarás haciendo antes.

Es un auto sabotaje en toda regla.

Esto se produce por que el principal problema es que no asignas ni un día ni una hora de inicio y fin para realizarla, algo que sí harías con el time blocking.

Acabas eligiendo tareas que no te cuestan mucho hacer, postergando siempre las importantes o más costosas.

Pero tanto tú como yo, sabemos que al final tendrás que lidiar con ellas, así que mejor hacerlo cuanto antes y eliminar distracciones.

Cómo llevar a la práctica el time blocking

Muchos profesionales llevan décadas usando el time blocking como técnica para organizarse sin necesidad de Internet y herramientas online.

¿Te suena la siguiente imagen?

Es la clásica agenda de toda la vida.

En ella tienes que decidir día y hora para realizar algo, no es una libreta con un listado interminable de cosas que te gustaría hacer.

Seguro que incluso la has usado en el colegio o en la universidad, lo que ocurre es que antes te autoimponían tiempos y horarios y ahora tienes libertad para hacerlo tú mismo y claro, la procrastinación siempre está a la vuelta de la esquina acechando.

Antes tenías un horario para ir a clase que venía fijado, de 9 a 10 matemáticas, de 10 a 11 historia, de 11 a 11:30 recreo…

Sabías perfectamente qué clase tenías que dar cada día y durante cuanto tiempo.

Como ves, durante tu etapa estudiantil te han organizado mediante time blocking.

Ahora en un entorno laboral, sin importar si es por cuenta ajena o emprendiendo, tienes multitud de tareas de distinto ámbito que abordar y unas se solapan con otras. 

Además, sufres multitud de interrupciones cuando antes, si estabas en clase había un profesor que se encargaba de llamar la atención ante cualquier distracción.

Esto hace que te agobies y tengas la sensación de no llegar a nada cuando realmente te pasas horas trabajando. 

Tan solo tienes que volver a poner en práctica la antigua agenda pero en esta ocasión, tú mismo tienes que auto imponerte fechas y horarios.

Simplemente, vamos a digitalizar un poquito este proceso 😉

Google Calendar: Tu mejor aliado para organizar tu tiempo

Google Calendar no es más que un calendario en versión digital. 

De hecho también podrías usar otras opciones como Calendar en Mac aunque yo te recomiendo esta.

¿Por qué?

• Ecosistema unificado: A nivel productividad es mejor permanecer en un mismo ecosistema, en este caso el de Google. Seguro que usas Gmail o Google Drive y a nivel integración te va a resultar todo mucho más sencillo.
• Gratis y en la nube: No vas a tener que pagar ni un duro y no necesitas instalar nada si no quieres, todo está online.
• Multiplataforma: Desde tu smartphone, tu tablet o PC vas a poder acceder sin problemas estés donde estés con el dispositivo que quieras.

Para bien o para mal seguro que tienes ya una cuenta en Google así que vamos a sacarle partido.

7 pasos para aplicar time blocking con éxito

Ya tienes claro el beneficio del time blocking por encima de los listados de tareas. 

También cuentas con una cuenta de Google con la que usar Gmail, Drive y lo que ahora nos interesa, Google Calendar.

Así que llega el momento de ponernos manos a la obra.

Lo que te recomiendo es empezar con un time blocking básico, simple, sin agobios.

Más adelante podrás llegar a un nivel más avanzado donde puedes puntualizarlo todo mucho más pero para empezar, mejor hacerlo fácil.

Conforme vayas cogiendo práctica, dominando tiempos y estableciendo prioridades, irás perfeccionando el sistema y aumentando tu productividad.

Planificación semanal

Si dejas que el ritmo trepidante del día a día te coma estás perdido.

Muchas personas aseguran que no tienen un respiro para ponerse a planificar toda la semana.

La realidad es la contraria.

No tienes ni un respiro porque no planificas tu semana.

Por lo que el primer paso es bloquear el tiempo que necesites para planificar tu semana estableciendo prioridades y listando todo lo que quieres conseguir.

«Nunca vas a encontrar tiempo para nada. Si quieres tener tiempo debes reservártelo.»

Charles Buxton

Este paso además es un ejercicio muy bueno para ser conscientes del tiempo disponible que tenemos.

Cada vez que lo realices, serás mejor estimando tiempos y dando fechas a los trabajos y tus clientes.

Elimina distracciones

¿Recuerdas la historia del principio? 

Es imposible ser productivo si constantemente tienes distracciones de todo tipo.

Por lo que lo primero va a ser eliminarlas.

Teléfono en modo avión o apagado, gestor de correo cerrado, notificaciones desactivadas, etc.

Si esto no lo cumples, estarás haciendo diversas tareas en todo momento.

Incluso con compañeros de trabajo, es muy efectivo avisar a la gente que necesitas concentración para realizar una tarea y pedir por favor que no te interrumpan.

Cuando estoy en República Coconut es ponerme los auriculares con mi música y mis compañeros ya saben que estoy liado haciendo algo.

Si por el contrario trabajas en casa, es muy importante tener un lugar específico para tu trabajo. 

¿Y qué pasa con el teléfono de la oficina? Cada vez más empresas tienen horarios específicos de atención al cliente y no es nada malo.

Hay empresas donde solo atienden al teléfono durante la mañana y por la tarde se dedican a asegurar que el trabajo del día se queda hecho sin ningún tipo de distracción.

Cada caso es un mundo, se trata de intentar eliminar las distracciones al máximo aunque lógicamente dependerá de tu situación particular.

Detecta tus momentos más productivos en el día

Tú mismo te conoces mejor que nadie.

Se trata de que detectes las horas del día donde mejor rindes. 

Tal vez te gusta madrugar y por la mañana eres muy productivo. Ese es mi caso.

Desde pequeño he sido de madrugar para ir a estudiar pero era incapaz de quedarme por la noche repasando aunque tuviera el examen al día siguiente.

Sin embargo hay gente que necesita toda la mañana y 3 cafés para arrancar y es más productivo por la tarde o incluso por la noche.

Detecta esos momentos en los cuáles eres más productivo y en qué momentos del día te cuesta mantener la concentración para elegir cuando realizas unas tareas u otras.

Recuerda que con el time blocking vas a tener que asignar tareas concretas a momentos específicos del día.

Por lo tanto, aquellas que requieran de una mayor concentración o sean más costosas, deberías hacerlas en tus momentos más productivos.

Por el contrario, tareas más rutinarias aprovecha para realizarlas en momentos del día donde no estés tan a tope. Tal vez después de comer o antes de finalizar la jornada.

Bloques generosos: No más de 3 o 4 cosas al día

Si estás empezando, no intentes tener agendadas todas y cada una de las tareas que sueles hacer en un día.

La realidad es que al final no lo vas a cumplir y vas a pensar que el sistema no funciona. 

El motivo es que al principio cuesta mucho estimar las horas reales que necesitamos para algunas tareas, por lo que tómatelo con calma.

No hay que pasarse de específico. 

Te pongo un par de ejemplos:

• Bloquea 2 horas para escribir un nuevo post para el blog.
• Asigna una hora a media mañana y otra a media tarde para contestar correos y llamadas.

Son bloques amplios de tiempo en los que realizar una tarea concreta.

Mejor ser precavido al inicio y poco a poco con la experiencia ir afinando el tiempo que dedicas a las tareas.

No juntes nunca 2 bloques de tiempo

Un error habitual es rellenar todo el día disponible de trabajo con tareas, una detrás de otra.

Seamos realistas, no eres un robot que empieza a una hora y termina a otra como un reloj.

Cuando se juntan 2 bloques de tiempo lo que suele ocurrir es que en algún momento una tarea se acaba solapando con otra porque se ha extendido un poco.

Deja un pequeño espacio entre bloques de 5 o 10 min para que te dé tiempo a salvar posibles retrasos o simplemente tomarte un respiro y prepararte para cambiar de tarea.

Nuestra cabeza necesita un pequeño reset para volver a concentrarse en una tarea distinta.

Por ello se recomienda usar tareas en lote. Agrupar todas las tareas similares en el mismo espacio de tiempo.

Por ejemplo, actualizar y revisar todos los WordPress de mis clientes.

No tiene sentido hacerlo con 2 webs por la mañana y con otras 3 por la tarde.

Reserva tiempo para ti

Igual de importante es organizar tu trabajo como aprender a tener momentos de desconexión para ti.

Es imposible ser productivo las 24 horas del día.

Por eso es importante tener bloques reservados que te pueden servir principalmente para 2 cosas:

1. Momentos para no hacer nada que te sirvan para desconectar y recargar pilas.
2. Un plan B por si ese día vas con algo de retraso y necesitas tirar de ese tiempo para cumplir con todas las tareas.

Aprende a establecer prioridades

El time blocking no se trata de rellenar porque sí todos los bloques de tiempo disponibles sin ningún orden. 

Cada vez que asignas una tarea en un momento del día tiene que responder a un por qué. 

Podemos hablar de 3 grandes grupos de tareas:

1. Urgentes o importantes
2. Proactivas
3. Reactivas

Tienes que ser muy sincero contigo mismo para darle prioridad a las tareas que realmente son importantes o urgentes para ti.

Por ejemplo, terminar un proyecto para entregarlo en fecha o realizar ese presupuesto que te ha pedido un cliente.

Al mismo tiempo, hay que encontrar huecos para las tareas proactivas de tu negocio. 

¿A qué me refiero? Esas tareas que en principio no tienen una fecha límite porque son para ti, para mejorar tu negocio.

Por ejemplo, crear una nueva página de servicio.

Obviamente nadie va a venir a decirte: “Oye ¿por qué no has creado todavía la página de este nuevo servicio?”

Sin embargo, puede ser una pieza clave para el desarrollo de tu negocio.

Hay que encontrar el equilibrio entre esas tareas importantes/urgentes y las que son necesarias para seguir creciendo porque sino las primeras siempre van a estar por delante de las segundas.

Por último, estarían las tareas reactivas y que suelen repetirse a lo largo de un día como reuniones, llamadas o revisar el email.

Como has visto, para estas últimas es muy importante reservar tiempo también, ya que suelen ser el principal foco de distracciones e interrupciones en tu trabajo.

Beneficios del time blocking

Cambiar hábitos y rutinas cuesta, pero si aprendes a gestionar tu tiempo mediante esta técnica, obtendrás muchas ventajas.

Mayor control sobre tu tiempo

De un solo vistazo vas a tener controlado todo el tiempo disponible durante la semana.

Sabrás lo que puedes hacer y lo que no, a que tienes que decir sí y no.

Esta sensación de tenerlo todo bajo control es muy satisfactoria y nos lleva al siguiente punto.

Más foco y menos estrés

Uno de los principales motivos del estrés en el trabajo es tener la sensación de no llegar a nada o decir que sí a cosas que no sabes si podrás cumplir.

Al tener una visión global de toda la semana con los objetivos que te has marcado, serás capaz de centrarte en ellos, aumentando tu foco.

Por otro lado, podrás organizar las nuevas tareas que van apareciendo de forma mucho más sencilla y establecer fechas realistas sin perder de vista tus objetivos.

Menos distracciones y más productividad

No hay lugar a dudas ni a procrastinar.

Sabes lo que tienes que hacer en cada momento y sólo debes centrarte en ello para terminar la tarea antes de pasar a la siguiente.

Es como un reto para ti mismo, ya que te obligas a concentrarte en lo que estás haciendo para cumplir con el plan que tú mismo has trazado.

Adiós a la multitarea

Se acabaron los olvidos por estar haciendo varias cosas al mismo tiempo y los errores tontos por no estar centrado.

Darás lo mejor de ti en cada tarea y mejorará la calidad de tu trabajo.

Mejores estimaciones

Hasta que no apliqué esta técnica no era consciente de las horas que se me iban en muchas tareas.

Por otro lado, fallaba muchas veces dando fechas de entrega, lo que me obligaba en ocasiones a echar horas extra o preparar una disculpa.

Ahora mis estimaciones son más realistas tanto para entregar proyectos como en las tareas de mi día a día.

Satisfacción personal a todos los niveles

¿Te has llevado alguna vez el trabajo a casa?

No hay nada peor que dejar que el trabajo anule tu vida personal.

Poder terminar el día sabiendo que has hecho lo que te has propuesto o que has podido gestionar un imprevisto sin problemas y seguir teniéndolo todo bajo control, es muy gratificante.

Te ayuda a disfrutar más de tu tiempo libre y de los tuyos, estableciendo una separación clara.

¿Es el time blocking el santo grial de la productividad?

Para terminar, quiero dejarte algo claro:

No intentes controlarlo absolutamente todo.

Sí, lo sé.

Te acabas de leer un ladrillo sobre una técnica para organizar todo lo que tienes que hacer en fecha y hora y ahora vengo y te suelto esto.

A lo que me refiero es que los días tienen imprevistos y no siempre vas a poder cumplir con todo lo que te has propuesto.

¿Y sabes qué?

Que está bien.

Los imprevistos existen, lo importante es tener un sistema organizado y bien estructurado con el que si un día algo sale mal, poder reorganizarlo de forma fácil.

No te preocupes, encontrarás un nuevo hueco para esa tarea que hoy no has podido hacer y volver a tenerlo todo controlado de forma ágil.

Y para eso, sin lugar a dudas el time blocking sí que es el mejor sistema.

Ahora me gustaría conocer tu opinión:

• ¿Conocías ya esta técnica de productividad?
• ¿La has aplicado con éxito o no te ha funcionado?
• ¿Prefieres otras alternativas? ¿Por qué?

Te espero en los comentarios 😉